Analisis Pengelolaan Penyimpanan Arsip untuk Menunjang Tertib Administrasi

Abstract

Pengelolaan arsip yang efisien sangat penting untuk mendukung kelancaran administrasi pemerintahan desa, termasuk di Desa Gagakan, Kecamatan Sambong, Jawa Tengah. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis prosedur pengelolaan arsip di Balai Desa Gagakan dan mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam upaya meningkatkan efisiensi dan ketertiban administrasi. Metode yang digunakan adalah pendekatan kualitatif dengan jenis penelitian deskriptif. Data dikumpulkan melalui wawancara, observasi, dan analisis dokumen terkait pengelolaan arsip. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Desa Gagakan masih mengandalkan sistem manual, dengan arsip yang sebagian besar disimpan dalam bentuk fisik tanpa pengkodean atau pengelompokan yang memadai. Selain itu, keterbatasan fasilitas penyimpanan, rendahnya penggunaan teknologi, serta kurangnya pelatihan mengenai pengelolaan arsip digital menjadi hambatan utama. Penelitian ini juga menemukan bahwa prosedur pemeliharaan dan penyusutan arsip tidak terorganisir dengan baik, mengakibatkan pemborosan ruang penyimpanan dan memperlambat pelayanan administrasi. Berdasarkan temuan ini, disarankan untuk meningkatkan penggunaan teknologi dengan pelatihan yang memadai, memperbaiki fasilitas penyimpanan arsip, serta mengembangkan sistem pengkodean yang jelas. Implementasi prosedur pemeliharaan dan penyusutan arsip yang rutin juga perlu diperhatikan untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip di Desa Gagakan.

Efficient archive management is crucial to support the smooth administration of village government, including in Gagakan Village, Sambong District, Central Java. This study aims to analyze the archive management procedures at the Gagakan Village Office and identify the challenges faced in improving efficiency and administrative order. The research uses a qualitative approach with a descriptive research design. Data were collected through interviews, observations, and document analysis related to archive management. The findings indicate that archive management at the Gagakan Village Office still relies on a manual system, with most of the archives stored in physical form without proper coding or categorization. Additionally, the limited storage facilities, low use of technology, and lack of training in digital archive management are major obstacles. The study also found that the procedures for archiving maintenance and disposal are not well-organized, leading to inefficient use of storage space and delayed administrative services. Based on these findings, it is recommended to enhance the use of technology with adequate training, improve archive storage facilities, and develop a clear coding system. Furthermore, the implementation of routine archive maintenance and disposal procedures should be prioritized to improve the efficiency of archive management in Gagakan Village.