PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DALAM UPAYA MENDUKUNG LAYANAN INFORMASI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN PURWOREJO

Abstract

Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif. Sumber data dalam penelitian ini adalah Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo, Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi Akuisisi, Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi,Staff Sub Tata Usaha,dan Arsiparis. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi. Prosedur penelitian ini meliputi tahap pra-lapangan, tahap pekerjaan lapangan, dan tahap analisis data. Teknik analisis data meliputi pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan menarik kesimpulan.Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip meliputi pencatatan arsip, pengendalian dan pendistribusian arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, pengawasan arsip, pemindahan dan pemusnahan arsip. Kendala yang ada antara lain masih adanya arsip yang menumpuk di ruang depo penyimpanan arsip, tidak adanya sanksi bagi peminjam arsip yang terlambat mengembalikan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa pencatatan arsip melalui kelengkapan arsip, pengendalian dan pendistribusian dengan tanggal terima, tanggal surat, paraf penerima. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem penyimpanan kronologis (tanggal), pemeliharaan dengan membersihkan setiap sudut ruang arsip baik dengan kemoceng atau sapu dan memberikan kapur barus disela rak arsip juga melapisi arsip dengan kertas payung, pemindahan dan pemusnahan arsip dilakukan setiap periodik atau setahun sekali. Dengan demikian menyarankan : 1) mengoptimalkan ruang depo penyimpanan yang arsipnya masih ditumpuk dan belum diolah, 2) memberikan sanksi kepada peminjam arsip yang mengembalikan tidak tepat waktu.

 

It was a qualitative research. The data source of the were the Head Office of Regional Library and Archive Office in Purworejo Regency, the Head of Administration, the Head Section of Procurement, Archives and Documentation Management,the Sub Staff of Administration, and the Archivist. The data were collected observation, interview, and documentation. The procedure of the research were pre-court stage, field work stage and data analysis stage. The data were analyzied by data collection, data reduction, data presentation, and drawing conclusions.The result of the study showed that the archives management include the record, control and distribution of archive, archival storage, archive maintenance, archive monitoring, archive removal and destruction. The problem of the study is there are still archives that accumulate in the archives storage depos space, there is no of sanctions for borrowers who are late return.Based on the result on this study it can be concluded that the recording archive through archive complete, control and distribution of the data received, date of letter, initials of the recipient. System archive storage that is used system chronological (date), maintenance with cleaning every corner of the archive room either with a duster or broom and give camphor in the shelf filling also coat archive with cover paper, removal and destruction of archive conducted by periodic or once a year. Thus, it is recommended: 1) optimize the storage depot space that archive are still stacked and unprocessed, 2) give sanction the borrowers that return the archive not in time.