PERAN DAN FUNGSI SEKRETARIS PEMBANTU PIMPINAN DALAM MEMBANTU PIMPINAN DI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

Abstract

Tujuan penelitian ini Untuk mengetahui lebih mendalam bagaimana peran dan fungsi sekretaris pembantu pimpinan dalam pembantu pimpinan di Universitas Negeri Semarang, dan kendala dalam melaksanakan peran dan fungsi sekretaris, maka perlu dilakukan penelitian dengan pendekatan kualitatif serta dengan model analisis data Miles dan Huberman. Hasil penelitian berdasarkan dari observasi, wawancara dan dokumentasi diperoleh informasi bahwa sekretaris pembantu pimpinan memiliki 7 peran yaitu beranda perusahaan dengan menyeleksi tamu, pengelola surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan, pelaksana tugas sehari-hari untuk membantu pimpinan, pemegang rahasia atas informasi yang terkait lembaga, pemberi masukan dala hal-hal teknis, penghubung antara pimpinan dengan pegawai lain, dan perawat serta pelindung pimpinan. Sekretaris juga memiliki 4 fungsi yaitu berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris yang terdiri dari memberikan jasa administratif, menjamin kelancaran dan bertanggungjawab atas aktivitas rutin pekerjaannya, sebagai staf yang membantu pimpinan, dan fungsi berdasarkan hubungan dengan pimpinan. Kendala yang ditemui yaitu perubahan instruksi mendadak, tugas di luar kemampuan, volume pekerjaan berlebih, ketidaksesuaian tugas, pelaksanaan tugas tidak sesuai prosedur, serta sarana dan prasarana yang masih kurang. Berdasarkan hasil penelitian di atas, dapat diambil simpulan bahwa beragam peran dan fungsi yang dilaksanakan sekretaris pembantu pimpinan untuk membantu dan memperlancar pekerjaan pimpinan. Saran yang berkaitan dengan hasil penelitian ini yaitu Unnes meninjau tupoksi sekretaris pembantu pimpinan agar tidak ada butir-butir tupoksi yang tidak dilaksanakan.

objective of the study was to understand the roles and functions of private secretary at Semarang State University and the difficult about that. It was a qualitative study, than the data were analyzed by Miles & Huberman interaction model.The data were collected by observation, interview and documentation. The result of the study showed private secretary have 7 roles : the company homepage by selecting the guests, managing incoming mail to the chief, as the executive of daily tasks to help the executive, secret holder of the information related to the institution, giving feedback on technical matters, a liaison officer between the executive and other employees, a caretaker as well as an executive protector. Secretary also have 4 functions : includes providing administrative services, ensure the smooth and be responsible for routine work activities, as the staff who help the executive, and function based on the relationship with the executive. Obstacles are sudden instruction change, a task beyond the capability, excessive work volume, inappropriate tasks, task execution is not in accordance with procedures, and infrastructures which are still lacking. Then it is concluded that the roles and functins of private secretary at Semarang State University are to assist and facilitate the executive work. Therefore, it is suggested Unnes to review the private secretary executive duties so that there is no a single duty that is not implemented.