PRESERVASI ARSIP VITAL (STUDI KASUS DI BIRO UMUM, HUKUM & KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG)

Abstract

Pemeliharaan arsip vital dilakukan karena merupakan bukti sah kepemilikan serta melindungi hak dan kewajiban pegawai dimulai sejak fase penciptaan sampai fase penyimpanan dan penyusutan. BUHK dipilih menjadi lokasi penelitian karena berdasarkan hasil observasi awal, sebagian besar aktivitas di masing-masing subbagian berpotensi menciptakan arsip vital. Keadaan ini tidak didukung dengan sumber daya manusia dan sarana prasarana yang memadai. Metode yang digunakan adalah studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah dokumentasi, wawancara dan observasi. Keabsahan data dilakukan dengan triangulasi teknik. Hasil penelitian menunjukan bahwa BUHK UNNES belum melakukan identifikasi arsip vital. Berdasarkan analisis hukum dan analisis resiko ada 38 jenis arsip yang masuk kategori vital terdiri dari: 11 % arsip ketatausahaan, 21 % arsip hukum dan ketatalaksanaan, 8 % arsip kepegawaian, 18 % arsip kerumahtanggaan, 34 % arsip pengelolaan barang milik negara, dan 8 % arsip kegiatan pimpinan. Preservasi arsip vital dilakukan oleh beberapa staf yang dalam menjalankan tugas dan fungsinya berkaitan dengan arsip vital. Kesimpulan dari penelitian ini, BUHK adalah satu unit kerja di UNNES yang mengelola banyak arsip vital. Pemeliharaan arsip vital belum dilakukan dengan maksimal karena terkendala sumber daya manusia, sarana prasarana dan kebijakan. Pemeliharaan yang belum maksimal turut memberikan dampak ketidaksiapan BUHK dalam pencegahan dan pemulihan arsip vital pra bencana. Saran yang diberikan oleh penulis adalah membentuk tim kerja untuk menganalisis dan menetapkan arsip vital. Untuk preservasi arsip vital dengan maksimal sebaiknya BUHK merekrut satu orang yang memiliki latar belakang pendidikan arsip, pengadaan sarana dan prasarana yang standar, serta mengimplementasikan program arsip vital.

Vital archives preservation is very important to continuity organization, as valid prossesing evidence and to protecting the rights and obligations of employees, starts from creation phase till saving and reducing phase. BUHK is chosen to research location because based on observations begin result, a lot of activities in each sub-division potentially create vital archives. This situation is not supported by good human resources and infrastructure. Method of this research is case study with qualitative approach. Data collection techniques that used in this research are documentation, interview and observation. Data validity is done by triangulation technique. Informants of this research are 6 sub-division chiefs, 10 stafs, service & information coordinator of Archives Unit, and Unnes archivist. The results of this research showed that BUHK UNNES has not identified vital archives yet. Based on law analysis and risk analysis, there are 38 types of archives included in the vital category, they are consisted of: 11% of administrative archives, 21% law archives, 8% employment archives, 18% household archives, 34% archives of goods goverment own archieves, and 8% leader activity archieves. Vital archives preservation is done by several staff whose duties are related with vital archives. BUHK has not had the procedure of prevention and recovery of vital archives pre-disaster.The conclusion of this research, BUHK is one of work units at UNNES that manages a lot of vital archives. Preservation that has not maximum gives effect unready to BUHK in prevention and recovery pre-disaster of vital archives. Suggestion that given in this research are to make work team to analyse and to decide about vital archieves. To maximum preservation vital archieves, BUHK should recruit one person whose archieves education basic, standard facilities provisioning, and vital archive program implementation.