PENGELOLAAN ARSIP DALAM MENDUKUNG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN REMBANG

Abstract

Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dalam mendukung system informasi manajemen (SIM) di kantor Perpusakaan dan Arsip Kabupaten Rembang. Sumber data sebagai informan yaitu Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Rembang, Kepala dan Staf Sub Bagian Tata Usaha, Kepala dan Seksi Arsip. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, observasi dan dokumentasi. Prosedur penelitian ini meliputi tahap pra-lapangan, tahap pekerjaan lapangan, dan tahap analisis data. Hasil penelitian yang diperoleh pada perencanaan arsip dengan mengidentifikasi kebutuhan arsip dan ruang khusus untuk menyimpan arsip. Pelaksanaan pengelolaan arsip diantaranya pelimpahan wewenang petugas arsip, pengalokasian anggaran, penyediaan peralatan dan perlengkapan, serta pengaplikasian sistem penyimpanan arsip. Pengendalian arsip untuk arsip yang mengalami kerusakan yang disebabkan oleh faktor eksternal, seperti terserang rayap dilakukan dengan cara memberi obat anti rayap dan dibersihkan secara rutin seminggu sekali serta menempatkan arsip pada rak dan lemari arsip yang terbuat dari bahan besi atau logam. Pengawasan arsip tidak hanya dilakukan oleh Kepala pada masing-masing bagian tetapi juga dilakukan oleh Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Rembang di masing-masing bagian baik Sub Bagian Tata Usaha maupun bagian Seksi Kearsipan yang mengelola arsip.

The purpose of this research is the record management in support of management information systems (MIS) in the Library and Archieve Office in Rembang Regency. The sources data were from the Head of Library and Archieve Office in Rembang Regency, the Head and the staff of Administration Office, the Head and the staff of Archieve Office. The data were collected by interview, observation, and documentation, whereas; the procedures of the research were observation, in-depth interviews, and data analysis. The research showed that archival management needed a specific space for archieve storage. The implementations of archieve management were the transfer authority from the Head of Office to the employees or archivist, the budget allocation, the procurement of equipment and supplies, and the application of archieve storage system. Furthermore; it is needed to control the damage archieves which caused by external factor (such as attacked by termites), by giving  anti termite and cleaning routinely once a week, and putting the archieve on the filing cabinet which made of iron and metal. The archieves not only were controlled by the Head by each division, but it was also done by the Head of Library and Archieve Office in Rembang Regency.