PENGELOLAAN ARSIP DALAM UPAYA UNTUK MENINGKATKAN TERTIB ADMINISTRASI PADA KANTOR KECAMATAN TEMBALANG KOTA SEMARANG

Abstract

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dari aspek manajemen yang ada di kantor kecamatan Tembalang. Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif. Sumber data dari penelitian ini senagai informan yaitu Sekretaris Camat, Kasi Kependudukan, Kasubbag Umum dan Kepegawaian, dan Kasi Pembangunan. Teknik pengumpulan data nenggunakan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Prosedur penelitian ini meliputi tahap pra-lapangan, tahap pekerjaan lapangan, tahap analisis data. Analisis data dilakukan dengan cara pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian yang mengetahui bahwa perencanaan arsip meliputi penciptaan arsip, pelayanan arsip, jenis arsip, ruang dan tempat penyimpanan arsip. Pengorganisasian arsip meliputi pembiayaan arsip, peralatan dan perlengkapan arsip, penerimaan dan pencatatan arsip, sistem penyimpanan arsip, asas penyimpanan arsip. Pengendalian arsip meliputi mengidentifikasi kerusakan arsip, pengamanan arsip, perawatan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip, peminjaman dan penemuan arsip. Pengawasan arsip meliputi evaluasi pelaksanaan pengelolaan arsip. Kendala yang dihadapi yaitu kurangnya sumber daya manusia yang menangani langsung masalah pengarsipan.

 

The purpose from this research is to know more about management archive from the aspect of qualitative research. Data structure from this research, as the informan is Camat Secretary, Cation of Popuration, Head of the Public and Personnel, and Head of Development. The data collection techniques used observation, interviews, and documentation. This research procedur covers pre-field stage, the stage of field work, phase analysis of the data. Analysis of the data did by data collection, data reduction, data display, and conclusion. The research dutcome who knew that the planning includes the creation of archive files, archive services, the type of archive, storoge space, and the archive. Organizing archive includes the financing of the archive, equipment and supplies archives, receipts and recording archives, archival storoge system, the principle of the archives storoge. The archive control includes identifying damage, use of archives, security records, maintenance records, depreciation and destruction of records, ioan records and discovery. Supervision includes an evaluation of the implementation of the archival records management. Constraints faced is the lack of human resources that deal directly with the problem archiving.